予定の調整をAIに任せる — 効く条件は限定的

自動化できること

• 複数人の空き時間の計算
• タイムゾーンをまたぐ候補の提示
• 作業時間のブロック（会議で埋まらないように確保する）
• 定例の自動設定と、競合した場合の移動
• 移動時間の確保

これらは計算の問題なので、確実に動く。特に作業時間のブロックは、会議が入る前に確保しておくという単純な手段で効果が出る。

• どの会議を断るかの判断
• 会議の優先順位（相手の重要度は機械に分からない）
• 参加すべきかどうかの判断
• 会議を無くすという判断

予定が埋まっている原因が「不要な会議が多い」ことである場合、調整ツールでは解決しない。並べ替えても総量は変わらない。

効く組織と効かない組織

効くのは、会議の必要性は認められていて、調整の手間が問題になっている組織である。社外との調整が多い、タイムゾーンをまたぐ、参加者が多い。

効かないのは、会議の数そのものが問題の組織である。この場合、ツールを入れると「効率よく埋まる」ようになって悪化することがある。

作業時間を守る機能

Reclaim のようなツールの中心的な価値は、作業時間をカレンダー上に確保して、他の予定が入らないようにすることである。会議が入ってきたら自動で移動する。

これは社会的な仕組みとしても機能する。「予定が入っている」状態にすることで、断る理由が可視化される。

導入の前にやること

1週間、自分の予定を記録して、どれだけの時間が会議に使われ、そのうち何件が必要だったかを数える。この数字がないと、ツールで解決する問題なのかが判断できない。

プライバシーの確認

カレンダーの内容には、面談の相手、取引先の名前、健康に関する予定が含まれる。連携するツールがどこまで読むかを確認する。社用のカレンダーで使う場合は、情シスの確認が必要になることがある。

よくある質問

Q. 無料で使えますか。

A. 制限付きの無料プランを持つツールがあります。まず無料で作業時間のブロック機能だけ試して、効果があるかを見てください。