AI関連の契約を棚卸しする — 使っていないものを見つける

まず明細を集める

請求元が分散しているので、以下を全部見る必要がある。1箇所だけ見ても全体が出ない。

• 法人クレジットカードの明細
• 経費精算で個人が立て替えているもの
• クラウド事業者の請求（API利用分）
• 年払いで請求書が来ているもの
• 他のサービスに付随して課金されているもの

4番目と5番目が漏れやすい。年払いは明細に毎月出ないので、11ヶ月間忘れられる。

利用実績を確認する

契約した人数と実際に使っている人数が違うことが多い。管理画面に利用状況が出る場合はそれを見る。出ない場合は、使っている人に直接聞く。

「たまに使う」という回答が返ってきたら、頻度を具体的に聞く。月1回なら、その作業の別の方法を検討する価値がある。

解約の判断基準

• 90日以上ログインがない → 解約
• 契約人数の半分以下しか使っていない → プランを下げる
• 機能が重複する別のツールがある → どちらかに統合
• 月1回以下の利用で、代替手段がある → 解約
• 誰が使っているか分からない → 調べてから判断（放置しない）

解約の前にやること

蓄積したデータを書き出す。プロンプトの履歴、生成した成果物、設定。解約すると取り出せなくなるものがある。

また、そのツールに依存している自動化がないかを確認する。APIを使った連携が動いていると、解約で静かに止まる。

頻度を決める

半年に1回が現実的である。年1回だと、無駄な課金が最大12ヶ月続く。四半期ごとは手間が勝つ。

予定に入れておかないとやらないので、カレンダーに繰り返しの予定として登録する。

増やすときのルール

棚卸しの手間を減らすには、増やす段階でルールを持つ。「新しく契約するときは、既存のどれを解約できるかを検討する」という手順を入れると、本数が増え続けるのを防げる。

よくある質問

Q. 誰がやるべきですか。

A. 費用を見ている人（経理・管理部門）と、ツールを把握している人（情シス）の両方が必要です。片方だけでは、明細か利用実績のどちらかが分かりません。