社内の知識を学べる形にする — 研修と検索の間

資料を作るのをやめる

研修資料が読まれない理由は、必要なときに必要な箇所が見つからないことである。50ページの資料を配っても、困っている人は該当箇所を探せない。

質問に答える形にすると、必要なときに必要な分だけ得られる。社内文書を参照して答える構成にすると、資料を別に作る必要もなくなる。

情報の鮮度が最大の課題

質問に答える形にすると、古い情報を答える問題が直接的に害になる。研修資料なら「古い資料だ」と分かるが、質問の答えとして出てくると気づけない。

対策は、参照する文書の範囲を限定し、その範囲の文書に更新責任者を置くことである。全社の文書を対象にすると管理できない。

出典を出す

答えに「どの文書の何ページか」を添える設定にする。利用者が自分で確認でき、古い文書を参照した場合も気づける。

質問のログを使う

何が質問されたかのログが、最も価値のある副産物である。頻繁に聞かれることは文書化が足りていない箇所で、答えられなかった質問は文書が存在しない箇所である。

このログを月次で見て、文書を追加する。この運用が回ると、質問に答えられる範囲が広がっていく。

体系的な学習が必要な場合

新入社員の研修、資格の取得、コンプライアンス研修のように、網羅的に学ぶ必要がある内容は、質問応答では代替できない。学ぶ順序と範囲の設計が価値なので、ここは従来の形式が残る。

この場合でも、資料の作成と演習問題の生成にAIを使うことで、作る手間を減らせる。

よくある質問

Q. 既存の研修システムは不要になりますか。

A. 受講記録が必要な研修（コンプライアンスなど）には引き続き必要です。日常の疑問を解決する用途が、質問応答に移ります。